Ежедневно счетоводство с Kanban

Е

По-рано разгледах темата за това как проектите във финансовия сектор могат да се възползват от скрам подхода. Този път обаче искам да разгледам по-малки момчета. Във фокуса ми ще намерите – счетоводните фирми и ежедневните им операции.

Счетоводните фирми не са нищо ново, въпреки това те са изключително важни за много фирми отвън. Без педантичната работа, която вършат, много собственици на фирми биха били напълно загубени в опитите си да подредят финансите си в съответствие с всички местни и международни закони и разпоредби. Следователно е безопасно да се каже, че тези фирми са един от основните стълбове, поддържащи бизнес.

Повечето счетоводни фирми работят по прост начин – те предлагат разнообразни финансови услуги, които се изпълняват от квалифициран персонал от счетоводители и клиентите се таксуват въз основа на свършената за тях работа. Счетоводителите отговарят за конкретни сметки и завършват работата си. Имайте предвид, че средностатистическата счетоводна фирма може да има стотици клиенти и до стотина счетоводители, които да си свършат работата. Следователно е безопасно да се каже, че ежедневните операции могат да станат доста объркващи.

Всъщност точно това се случи за един от нашите литовски клиенти – счетоводна къща “Integre”. Те дойдоха при нас в търсене на решение, защото бяха загубени в собствения си процес и объркани в това как да вървят напред ефективно. След като прекарахме известно време с тях и анализирахме основните им проблеми, видяхме, че прилагането на подход, подобен на Канбан, към техните операции ще елиминира повечето от организационните им проблеми и ще им помогне да продължат напред.

Ако не сте запознати с Kanban, това е метод за управление на проекти, фокусиран върху доставка точно навреме. Канбан визуализира работния процес на дъска и задава няколко правила, за да поддържа екипа на пистата.

След анализ на „Integre“ и други счетоводни фирми, с които се сблъскахме оттогава, ние изкристализирахме три основни проблема, които възникват от този начин на управление на процеса, и установихме, че прилагането на Kanban ги елиминира.

  • Проследяване на работата това е завършено и това все още остава да се направи. При голям брой клиенти счетоводните фирми се губят в това кой какво прави. Счетоводителят има основната отговорност да обслужва своите клиенти, но има малко или никакви режийни разходи за надзор на процеса. Докато работата е приключила и няма проблем с това, няма ясен процес, който ръководството да пренебрегне и да направи бъдеща прогноза. Простото проследяване на обема работа, която се приключва във фирмата в определен момент, е огромна задача.

Подходът на Kanban решава това веднага – въвеждането на борда на Kanban. Един от основните инструменти на Kanban е дъската, където се визуализират всички задачи на всички проекти. Съветът може да бъде създаден за цялата фирма или да бъде разделен на части въз основа на проекти или отдели, така или иначе, това е място, където всеки член на екипа или представител на ръководството може бързо да види общата ситуация на фирмата. Той не само решава въпроса с проследяването на работата, но може да се използва и като чудесен аналитичен инструмент, предсказващ бъдеща заетост, доходи и възможности на екипите.

  • Разпределяне на работата между счетоводителите равномерно е друг голям проблем. Традиционно това, което счетоводните фирми са направили, е да назначава определени клиенти на всеки счетоводител и да ги накара да свършат цялата работа, свързана с тях. Това изглежда като логичен подход, но в действителност клиентите обикновено са много различни в размера на своята компания и заявките си. Тъй като равномерно, докато фирмата се опитва да разпредели клиентите, това, което често се случва, е, че някои счетоводители са преуморени, а други се радват на по-релаксиращо темпо на работа.

С подхода Kanban цялата работа, която трябва да се свърши, се запазва в раздела за натрупване (планиране) на дъската. Той може да даде приоритет или просто да се компилира там въз основа на датата на заявката. Когато счетоводителят приключи с предишната си задача, те просто хвърлят поглед върху изоставането и се заемат със следващата задача с най-висок приоритет, която отговаря на тяхната компетентност. Задачите не са класифицирани от клиенти или счетоводители и вместо това се изпълняват на основата на най-висок приоритет във фирмата. Ако фирмата е доста голяма, счетоводителите могат да бъдат разделени на няколко групи, за да имат отделни изоставания или могат да бъдат назначени главни счетоводители, които да разпределят задачите на своите екипи. По този начин Kanban внася повече товарищество в работния процес и гарантира, че всички членове на екипа са заети еднакво през цялото време.

  • Проследяване на ресурсите изразходвани за всеки клиент. Друг проблем, пред който са изправени счетоводните компании, е фактурирането на клиенти. Повечето компании таксуват клиентите си на дневни или почасови ставки, но с объркващ процес е трудно да се изчисли точно използването на ресурсите. В този случай клиентът получава или над или под фактури, което не е идеално за нито една от страните.

Прилагайки Kanban, счетоводните компании получават достъп до по-голяма аналитична сила, което им позволява да разрешат този въпрос изцяло. Наличието на ясен процес прави проследяването на времето във фирмата по-лесно и по-точно. Освен инструментите за проследяване на времето, които са на разположение на екипите, те могат да използват анализите от диаграмите за време и цикъл и да предоставят ясни отчети на своите клиенти, обясняващи как са таксувани. Освен това, като има различни счетоводители, които изпълняват едни и същи задачи, фирмата може да ги анализира и разпредели според възможностите си, вместо да ги обвързва с конкретни клиенти.

Докато счетоводните фирми не виждат голяма полза от прилагането на scrum, Kanban внася яснота в техния процес. Kanban предлага структура – борда и свободен подход на управление – счетоводителите сами избират задачите си, което от своя страна се занимава с трите основни проблема, които традиционното управление носи.

About the author

Add comment

By user

Recent Posts

Recent Comments

Archives

Categories

Meta